アテナのブログを読んでくださる方、こんにちは。
入社1年と4か月、今の現場に派遣されて1年が経ちました！Tです。
1年前から、初めてのPMOという職種に補佐という立場から付き今の現場で働いている私ですが、
7月から一時的にもう2チームのPMO補佐を任されることになりました。
PMO補佐としての力がついて色々任される立場になっていることを実感し、やる気がでます。
それでもそんな私も一年前の今頃は、振られるタスク全てが初めてのことだった上に、多くよく仕事の取りこぼしを起こして
指導してくださるPMOに注意されていました。
そんな私を変えてくれたツールを今回はご紹介いたします。
その名もGoogleスプレットシート！
……で作るTodoリストになります。
Todoリストとは、「やらなくてはいけない事」を項目として書き起こし、「タスクが完了したらその項目を消す」メモツールのようなものです。
私は色々と忘れたり取りこぼしたりする性格なので、指導してくださるPMOの方に教えられた当初、
PMOが使用しているTodoリストを参考に使用しようとしたのですが、そもそもTodoリストを更新できず、うまく使いこなせずにミスが減りませんでした。
それでも、自分に合った正しい使い方を見つけてしまえばあっという間に、
Todoリストを使う際、まず「Todoリストは自分の使いやすいように使い倒していい」と思う事です。
他人に見せるわけでもなし、要は自分の仕事のミスやストレスが減ればいいのです。
（私の場合は仕事を振る為に現場のPMOがやめるまでPMOに確認されていましたが笑）
以下にTodoリストを使う際に私が気を付けているルールを書いたので参考にしてみてください。
・Todoリストはすぐ開ける場所に保管する。
⇒例えばブックマークバーにおいてワンクリックで開くようにする。ショートカットを使用してデスクトップに配置する。等。
私は「人間、必ず1回は保存(と書いて「Shift+S」を押す作業と読む)ですら忘れる」と思っているので保存の必要がないスプレットシートを愛用しています。素晴らしいものをありがとうGoogle。
・Todoリストは複数作らない。
⇒「自分はとにかくこのページを開けばタスクが分かる」状態にしておく。
⇒タスクを割り振られたら、着手する前にTodoリストに起票する意識を持つ。
（すぐに手を付けられる仕事なのだから書く必要ないじゃん、は、急に席を立つ仕事が入り中断した際に取りこぼしが起きるのでNG）
⇒仕事を覚える意識を無くす。記憶喪失になってもやるべき事が分かるようにする。
（急遽怪我や病気で現場を離脱しても引き継ぎが楽になるように、自分しかできない仕事を作らない。）
・Todoリストは1日単位で区切り、1週間ごとにシートを分けて管理する。
（できなかった項目を次の日に送るなどできるため）
⇒終わった日は、情報整理の為に私は非表示にします。パッと見て、1日の状況がすぐわかる状態を死守する。
・日課はそもそも1週間分テンプレートで作っておき、複製して使用していく。
⇒「思い出して項目を作る」ストレスがなくなる。私はスプレットシートの一番はじめに「テンプレート」シートを作成しています。
・自分がこの日何の作業をしたか後からわかるように過去のシートは非表示にして保管しておく。
⇒後で問題が発生した時に、最終作業時間をたどる際にめちゃくちゃ活用できる。未来の自分の為に行動はログ化しよう。
・「暇だな」と思ったらTodoリストを開く癖を徹底的につける。
⇒Todoリストが真っ新な状態が真の暇。
暇になったら自分の仕事のやり方をマニュアル化して「思い出す」ストレスを減らす業務をしよう。引継ぎも楽になる。
・業務始まりにTodoリストを必ず確認する。
⇒朝から作業のやる順番や、モチベーション維持の為に何を差し込むかを管理できると「タスクを思い出す」ストレスが減って効率があがります。
・「業務終わりに今日と明日のTodoリストを管理する癖をつける。」
⇒私は毎日定時1時間前に定期会議があるので、その会議を聞きながらTodoリストを整理し、やりこぼしがないか。明日に回していい作業はどれかを選別する作業を行っています。
以上が私のTodoリスト活用法でした。
TodoリストはPMOを目指す人も、プログラマー、デザイナーを目指す方でも取り入れられる上に、取り入れたらすぐに仕事が今よりできるようになる素敵なツールですので使っていない方、使っていてもうまく活用できていない方は是非採用してみてください。