こんにちは、Wです。今回は議事録の作成術をお伝えしたいと思います。
私は、業務の一環として議事録を作成しております。多い時では、1日に3つの会議があり、その都度に議事録を作成することもあります。
まず、議事録を作成するために会議を聞き取るためのメモをします。パソコンのメモ機能で聞いたことをひらすら打ち込んでいくのですがここで2つほどポイントがあります。
1つ目は、話している内容に付随する項目の番号を記載しておくことです。何故なら見返した時や議事録を作成する際に論点をまとめやすく、後々自分の理解にも繋がりやすいからです。これに加え、余裕があれば発言者の名前を書いておくのもおすすめです。
2つ目は、録画しながら聞くです。会社により、個人のスマホでの録音が禁止されていることはありますが会社のPCでは可能ということがあります。私の場合も後者でオンラインの会議の場合は、使っているツールがteamsのためteamsの録画機能を使っております。録音だけでもできると思いますが、移り変わる資料も含めて確認ができるため、録画がおすすめです。私も参加できなかった会議は録画でメモをとり議事録を作成するのですが、やはり録画だと巻き戻しができるので聞き取りミスは減らせます。また内容を理解できるまでスピードを遅くすることや、不要そうな部分を倍速にできるため効率よく進められます。
議事録の作成では、誰が見ても分かりやすいようにまとめる必要があるため、前回の議事録から派生させて作るようにしております。そうすることで、議事録を見た人がスムーズに理解できるようになります。私の所では、（アジェンダ→サマリー→課題→次回会議の日付）の順番で大概作成しております。この冒頭2つのカタカタのアジェンダとサマリーの意味が最初は分からなかったのですが調べる事で納得が行きました。
※アジェンダ→予定表 ※サマリー→要約
また、議事録を作成した後に必ず展開する前に1人以上には確認してもらうようにしております。できたつもりでも、意外と誤字脱字や聞きそびれがあるためです。私の場合は同期がいるため相互でマージして確認しております。 ※マージ→統合
議事録作成では、上記のようなカタカタを覚えることあるためとても勉強になっております。